1. Wie zijn wij?
Allereerst de basis is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Heb je een vraag over deze privacyverklaring of over hoe wij met je gegevens omgaan? Mail dan naar info@allereerstdebasis.nl.
2. Wanneer geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die met ons in contact komt. Dat kan op verschillende manieren:
- Je bezoekt onze website allereerstdebasis.nl.
- Je vult een formulier in op onze website, bijvoorbeeld het contactformulier of het beveiligde NAW-formulier.
- Je hebt een kennismakings- of intakegesprek met ons via Microsoft Teams.
- Je wordt klant en gebruikt het klantportaal.
- Je krijgt een vrijblijvende preview van een website toegestuurd.
- Je hebt een onderhoudsabonnement bij ons.
3. Welke gegevens verwerken wij?
Welke gegevens we verzamelen hangt af van de situatie. Hieronder staat per situatie wat we vastleggen.
Bij een kennismaking, intake of als potentiele klant
- Bedrijfsnaam
- Naam contactpersoon
- E-mailadres en telefoonnummer
- Als je met ons in contact komt via de Salesfabriek: wensen die via de Salesfabriek zijn doorgegeven en voorbeeldwebsites die je aanspraken
- De URL van je website, plus gegevens die we van die website halen via een Brand Snapshot (zoals openbare bedrijfsinformatie, KvK-nummer, openingstijden en diensten)
- Openbaar gevonden informatie via Google Maps, het KvK Handelsregister, openbare social media-bedrijfspagina's en branchesites
- Aantekeningen die wij maken over het gesprek
Bij een opname van het intakegesprek
- Een audio-opname van het intakegesprek via Microsoft Teams
- Het transcript dat Teams daarvan maakt
We zetten de opname pas aan nadat we expliciet om je toestemming hebben gevraagd. Je kunt die toestemming op elk moment weigeren of intrekken.
Voor de bevestiging en facturatie (zodra je akkoord gaat)
- Naam, adres en woonplaats (NAW)
- KvK-nummer en BTW-nummer
- Bankgegevens, voor zover die nodig zijn voor betaling via Mollie
- Facturen en betaalstatus
In het klantportaal
- Inloggegevens van je portaal-account
- Het materiaal dat je voor je project aanlevert (zoals teksten, foto's, je logo en kleurvoorkeuren)
- Bij een nieuwe of over te nemen website: hosting- en domeingegevens
- Berichten die je via het portaal met ons uitwisselt
- Gesprekken met de chatbot in het portaal
- Documenten waarmee je akkoord bent gegaan, inclusief de datum en de versie
- Bij een onderhoudsabonnement: de geschiedenis van wijzigingsverzoeken
Bij websitebezoek
- Technische gegevens zoals je IP-adres, browsertype en besturingssysteem
- Het tijdstip waarop je de site bezoekt en welke pagina's je bekijkt
Wat we precies vastleggen via cookies of vergelijkbare technieken, lees je in onze cookieverklaring.
4. Waarom verwerken wij deze gegevens?
We gebruiken je gegevens alleen voor doelen waarvoor we een geldige reden hebben. Dat zijn:
- Om een offerte, factuur of bevestiging te kunnen sturen. Zonder NAW, KvK- en BTW-gegevens kunnen we geen rechtsgeldige bevestiging en factuur opstellen.
- Om de overeenkomst uit te voeren. Je merk- en websiteproject kunnen we alleen uitvoeren met het materiaal dat je aanlevert.
- Om met je te communiceren. Via mail, telefoon, het klantportaal en Microsoft Teams.
- Om betalingen te kunnen verwerken. Via onze betaalprovider Mollie.
- Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Facturen bewaren we zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat eist.
- Om je gerichter te kunnen adviseren. Bij potentiele klanten gebruiken we de Brand Snapshot om een preview te maken die past bij je bedrijf.
- Om de website en het klantportaal te verbeteren. Met technische en geanonimiseerde gegevens.
- Om bij een onderhoudsabonnement de site te bewaken en wijzigingen uit te voeren.
5. Op welke grondslag verwerken wij je gegevens?
De AVG schrijft voor dat we voor elke verwerking een wettelijke grondslag nodig hebben. Wij baseren ons op:
- Toestemming. Voor de opname van het intakegesprek, voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn en voor de chatbot. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.
- Uitvoering van de overeenkomst. Voor alles wat nodig is om je project te kunnen maken en op te leveren, en om je onderhoudsabonnement uit te voeren.
- Wettelijke verplichting. Voor het bewaren van facturen en zakelijke administratie.
- Gerechtvaardigd belang. Voor het benaderen van potentiele klanten op basis van openbaar beschikbare bedrijfsgegevens, voor het maken van een Brand Snapshot van een bestaande zakelijke website, en voor het beveiligen van onze systemen. Wij wegen ons belang altijd af tegen jouw privacy.
6. Met wie delen wij je gegevens?
We delen je gegevens alleen met partijen die voor ons werk noodzakelijk zijn. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst, zodat ook zij zorgvuldig met je gegevens omgaan.
- Mollie (betaalprovider): voor het verwerken van aanbetalingen, slotfacturen en het onderhoudsabonnement.
- Onze hostingprovider Vercel voor het beschikbaar houden van de website en het klantportaal.
- Microsoft (Teams en Outlook): voor video-gesprekken, opnames en e-mailverkeer.
- Anthropic (Claude API): bij gebruik van de transcript-route bij de intake gebruiken we een AI-model om een concept-intake op te stellen op basis van het Teams-transcript. Dit gebeurt alleen na jouw toestemming voor de opname.
- Salesfabriek: bij potentiele klanten die via Salesfabriek bij ons komen, kunnen wij met Salesfabriek wensen en voorkeuren uitwisselen die de samenwerking betreffen.
- Onze boekhouder of boekhoudpakket Snelstart voor de financiele administratie.
- De Belastingdienst en andere overheidsinstanties: alleen als de wet ons daartoe verplicht.
Wij verkopen je gegevens nooit aan derden.
Doorgifte buiten de EU. Sommige van onze leveranciers (zoals Microsoft en Anthropic) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Unie. Wanneer dat gebeurt, doen wij dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, of op basis van een adequaatheidsbesluit, zodat je gegevens hetzelfde beschermingsniveau hebben.
7. Hoe lang bewaren wij je gegevens?
We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is.
- Prospect-gegevens: zolang er een redelijke kans is dat het tot een opdracht komt, met een maximum van twee jaar na het laatste contact. Bij status "beindigd" verwijderen we de gegevens binnen een jaar. Bij status "Op pauze" bewaren we ze om later op te kunnen pakken; je kunt op elk moment vragen om verwijdering.
- Klantgegevens en projectmateriaal: zolang de samenwerking loopt en tot zeven jaar na de oplevering of beeindiging, in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht.
- Facturen en financiele gegevens: zeven jaar, volgens de wettelijke bewaarplicht.
- Intake-opnames en -transcripten: bewaard onder de documenten van de klant zolang het project loopt en tot maximaal twee jaar na oplevering, tenzij je eerder om verwijdering vraagt. Bij potentiele klanten die geen klant worden, verwijderen we opname en transcript binnen drie maanden.
- Berichten en chatgesprekken in het portaal: zolang je account actief is. Je kunt je chatgeschiedenis zelf via het portaal wissen.
- Onderhoudsgegevens (wijzigingsverzoeken, betaalritme): zolang het onderhoudsabonnement loopt en tot zeven jaar daarna voor de fiscale bewaarplicht.
8. Hoe beveiligen wij je gegevens?
We nemen je privacy serieus en doen er alles aan om je gegevens te beschermen:
- De website en het klantportaal werken via een beveiligde HTTPS-verbinding.
- Het klantportaal is afgeschermd met een persoonlijk account en wachtwoord.
- We maken regelmatig back-ups en bewaren die zorgvuldig.
- Alleen mensen die toegang nodig hebben voor hun werk, hebben toegang tot je gegevens.
- We werken alleen met leveranciers die zelf ook AVG-proof zijn.
Toch is geen enkele beveiliging waterdicht. Vermoed je dat er iets mis is met je gegevens? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op.
9. Jouw rechten
Onder de AVG heb je een aantal rechten. Je kunt deze rechten op elk moment uitoefenen door een mail te sturen naar info@allereerstdebasis.nl. We reageren binnen vier weken.
- Recht op inzage. Je mag vragen welke persoonsgegevens we van je hebben.
- Recht op rectificatie. Kloppen je gegevens niet? Dan passen we ze aan.
- Recht op verwijdering. Je mag vragen om verwijdering van je gegevens, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren (zoals facturen).
- Recht op beperking. Je mag vragen om het gebruik van je gegevens tijdelijk stop te zetten.
- Recht op dataportabiliteit. Je mag je gegevens in een standaardformaat opvragen, zodat je ze elders kunt gebruiken. In het klantportaal kun je je gegevens zelf downloaden via "Gegevens downloaden".
- Recht van bezwaar. Je mag bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken. Heb je toestemming gegeven voor iets, bijvoorbeeld voor de opname van een intakegesprek? Dan mag je die toestemming op elk moment intrekken. Dat heeft geen invloed op verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.
Je hoeft geen kopie van je paspoort of ID-bewijs mee te sturen. We kunnen je op een andere manier identificeren, bijvoorbeeld via je portaal-account of via een controlevraag.
Klacht indienen. Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, dan zoeken we het samen op. Kom je er met ons niet uit? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
We nemen geen geautomatiseerde besluiten over jou die rechtsgevolgen hebben of die jou aanzienlijk raken. Bij de transcript-route gebruiken we wel een AI-model (de Claude API) om een concept-intake op te stellen, maar wij beoordelen en corrigeren dat concept altijd zelf. De inhoudelijke afhandeling van jouw project gebeurt door mensen, niet door een algoritme.
11. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring soms aanpassen, bijvoorbeeld als wetten veranderen of als we anders gaan werken. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste update bovenaan. Ben je klant en passen we iets aan dat voor jou belangrijk is? Dan vragen we opnieuw je akkoord in het klantportaal.